CRM para la gestión de socias
CRM a medida conectado a ERP
Cliente
El reto
Aspegi gestionaba toda su operativa interna a través de múltiples hojas de cálculo independientes: un archivo para el censo y altas de socias, otros para el seguimiento de cuotas periódicas y registros paralelos para la emisión de facturas.
Este modelo generaba fricciones críticas en el día a día del equipo directivo:
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Dispersión y duplicidad de información: La falta de una base de datos centralizada provocaba desajustes entre el estado real de las socias y los registros de cobro.
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Carga administrativa manual desproporcionada: El cruce manual de datos consumía horas de trabajo cada mes, desviando recursos esenciales del verdadero propósito de la asociación: dinamizar la red y generar valor para sus asociadas.
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Riesgo de errores en la facturación: La gestión manual de cuotas recurrentes y cobros aumentaba la probabilidad de incidencias, retrasos en la emisión y falta de trazabilidad financiera.
La solución
Se diseñó e implementó un sistema unificado de gestión que digitalizó y automatizó los procesos administrativos centrales de la asociación, sustituyendo por completo el ecosistema de hojas de cálculo dispersas.
Las principales actuaciones incluyeron:
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Base de datos única y conectada: Centralización del ciclo de vida completo de cada socia (alta, datos de contacto, historial de cuotas y estado administrativo) en un entorno accesible y actualizado en tiempo real.
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Automatización del ciclo de facturación y cobro: Generación sistemática y recurrente de facturas, eliminando la creación manual documento a documento y facilitando la conciliación de cuotas.
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Flujos de trabajo simplificados: Reducción drástica de pasos operativos para tareas cotidianas, permitiendo al equipo gestionar altas, bajas y consultas administrativas en pocos clics.
«Hemos agilizado notablemente la gestión de socios y los procesos de facturación, haciendo el trabajo diario más sencillo y eficiente».
— Nerea Treviño, Gerente de ASPEGI
El resultado ha permitido a la entidad no solo eliminar el error humano y ganar control total sobre su operativa financiera, sino liberar tiempo operativo de gestión para reinvertirlo en actividades de networking, formación y crecimiento de su comunidad.
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