Biltzarren kudeatzailea

Soluzioa

BCAM Matematika Aplikatuen Euskal Zentroak kongresuak, workshop-ak eta jardunaldiak antolatzen ditu urtero. Ekitaldi bakoitza email, excel eta word dokumentuen bidez kudeatzen zen, eta horrek gorabeherak eragiten zituen kudeaketan. Eskakizunak eta lan-fluxua oinarri hartuta, neurrira egindako irtenbide bat definitu dugu, kudeaketa optimizatzeko:

• Interfaze intuitibo baten bidez, oinarrizko informazioarekin, ekitaldirako webgune pertsonalizatua sor daiteke, hala nola programa, lokalizazioa, hizlariak, kontaktua eta informazio gehigarria.
• Ekitaldirako abstract-en harrera kudeatzea: Hizlariek beren abstract-ak bidal ditzakete web orriaren bidez. Batzorde antolatzaileak abstraktuak berrikusi eta balorazio bat eman diezaieke, ekitaldian aurkeztuko direnak hautatzeko. Onarpen-abisuak erabat automatizatuta daude.
• Bertaratutakoen izen-ematea kudeatzea: Bertaratuak web orriaren bidez erregistratu daitezke.
• Ekitaldira sartzeko QR sortzea: Web soluzioari esker, ekitaldira eta saioetara sartzeko QRa sor daiteke. Bertaratzen direnek QR kodea eskaneatu dezakete ekitaldira sartzeko.

Antolatzaileek ekitaldiak kudeatzeko denbora murriztu dute eta bertaratuen arreta hobetu dute.